A objeto de coadyuvar en la preservación documental, una de las misiones del Instituto Autónomo Biblioteca Nacional (IABN) y de Servicios de Bibliotecas, esta Institución a través de su Unidad de Digitalización, está ofreciendo el servicio de digitalización de documentos por parte de personal especializado, equipos y procedimientos que permiten disponer del inventario de la documentación en diferentes formatos y medios para su posterior recuperación.
Texto: Prensa IABN
La digitalización de documentos se ha venido utilizando como una alternativa económica y ecológica de preservación documental; ya que permite que un documento pueda ser consultado por múltiples usuarios en forma simultánea, sin recurrir a las fotocopias y protegiendo los originales de la constante manipulación.
Al disminuir considerablemente el consumo de papel y demás materiales de impresión, la Biblioteca Nacional cumple con el objetivo histórico número cinco de la Ley del Plan de la Patria. Objetivo que transversaliza los cuatro anteriores, mediante el cual se pretende respetar el medio ambiente y garantizar la permanencia de la vida humana en el planeta.
Conscientes de esta gran responsabilidad, la Biblioteca Nacional de Venezuela ha decidido apoyar la gestión documental de otras organizaciones, ofreciéndoles un servicio integral para el desarrollo de proyectos de digitalización por un bajo costo, que permite la sustentabilidad de los equipos y del servicio técnico y de alta calidad que se ofrece.
Esta unidad de digitalización cuenta con digitalizadores y editores especializados, que asesoran, revisan el estado de los documentos a ser digitalizados, y posteriormente realizan el trabajo con equipos de alta tecnología, tales como escáneres, computadoras, COPY BOOK, BOOKEYE, BOOKEYE3 y SUPRASCAN, para materiales bibliográficos y el SCANPRO3000 para la digitalización de microfilm, los cuales garantizan nitidez y fidelidad de la imagen original; así como otros componentes adicionales requeridos para la entrega de un servicio de calidad.
Una vez digitalizados los documentos, de acuerdo con los estándares de calidad propuestos en las normas y procedimientos para la digitalización de obras de la Biblioteca Nacional de Venezuela, estos se almacenan en carpetas y son entregados a las y los usuarios, en la unidad de almacenamiento que ellos requieran, tales como disco duro, CD, o base de datos, por un costo muy accesible que puede variar de acuerdo con el volumen del material, sus características, formato, estado de preservación, o necesidades expresadas por los usuarios.
Cabe destacar que, en la actualidad una gestión documental eficiente, mejora la productividad, la funcionalidad y la administración de cualquier institución pública o privada. En este sentido, poder contar con un sistema de archivos digitales optimiza la operatividad de la organización, evita el congestionamiento de los espacios físicos, permite la preservación en el tiempo de los documentos y contribuye con la conservación del medio ambiente. Todo esto representa un ahorro importante en cuanto a las instalaciones y materiales de almacenamiento, recursos humanos para su procesamiento y sistemas de seguridad para la protección frente a un posible incendio o filtración.